La definición de compras como una profesión dentro de la vida industrial y comercial de un conglomerado empresarial es la siguiente: comerciar es el acto de obtener el producto o servicio de la calidad correcta, al precio correcto, en el tiempo correcto y en el lugar correcto.
Sin embargo, en la actualidad compras como tal, ha evolucionado considerablemente y ha pasado en muchas empresas a ser parte de otros conceptos, como adquisiciones, aprovisionamiento o materiales, actividades que comprenden adquisiciones y otras tantas como control de inventarios y almacenes.
Por lo tanto, al dar una definición personalizada de compras en términos de la administración de empresas, se puede afirmar que comprar supone el proceso de localización y selección de proveedores, adquisición de productos y en términos de mercadotecnia, comprar es adquirir por un precio en dinero algún bien, derecho o mercancía.
1.1.1 PARTICIPACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS EN LA OBTENCIÓN DE UTILIDADES.
La obtención de utilidades es el objetivo primordial de toda empresa, por lo tanto el comercio es uno de los actos que ayudan a generar éstas en la medida que se realice una buena compra.
Los costos repercutirán directamente en el precio de venta del producto final, si estos son bajos, podrá ofrecerse un precio de mercado competitivo y, como consecuencia, se obtendrá un margen de utilidad mayor.
2. Total de compras/Número de compras.
3. Porcentaje de compras rechazadas.
5. Inventario/Ventas.
6. Costo promedio de Orden de compra.
7. Tiempo promedio de entrega de pedidos.
8. Número de orden por mes en comparación con el año anterior.
1.1.2 FIJACIÓN DEL PRECIO DE COMPRA.
Algunos proveedores sostienen el precio sólo por un tiempo determinado, ya que las materias primas que intervienen en el producto pueden ser de importación,
Por lo cual debe haber ajuste inmediato en precios de acuerdo al deslizamiento del peso contra el dólar, razón por la cual el comprador debe estar informado de la situación cambiaria de momento, con el objeto de garantizar que el precio cotizado sea respetado.
Muchos proveedores al mes hacen ajustes a sus precios en sus materiales, aun cuando en la fabricación de éstos no intervengan productos de importación, esto asegura que el margen de utilidad siempre sea el mismo para ellos.
1.1.3 LA OPERACIÓN EFICIENTE DE LA INVERSIÓN.
El departamento de compras tiene que asegurar la recepción de los materiales adecuados y en la cantidad requerida, con el objeto de transformarse y poder hacer las entregas a tiempo del producto terminado a los clientes;
al mismo tiempo, debe de cuidar de mantener sólo el inventario pertinente para cubrir las necesidades y mantener un coeficiente de seguridad razonable y no caer en costos de almacenamiento que están constituidos por el interés sobre la inversión, la obsolescencia y los costos de espacio.
1.1.4 ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS, PROCESO.
Una empresa que decide comprar materiales en lugar de fabricarlos o integrar verticalmente debe administrar una función de compras.
Tomando en cuenta la definición del proceso administrativo de Terry y Franklyn: “la aplicación de la planeación, organización ejecución y control por medio de los cuales se administra un gerente”, se estructura el proceso de la administración de compras.
1.1.4.1 Los objetivos generales de un departamento de compras son:
· Establecer normas y políticas, de acuerdo con las condiciones y necesidades de la empresa.
· Buscar y adquirir al precio justo, en la cantidad necesaria, con la mejor calidad, el producto controlado, dentro del menor tiempo posible
· Desarrollar y administrar las compras.
· Establecer proveedores bien evaluados.
· Estar informados de los cambios tecnológicos que puedan surgir en el uso de nuevos materiales
1.1.4.2 Los objetivos específicos de un departamento de compras son:
· Localizar nuevos materiales y productos.
· Asegurar buen servicio de los proveedores
· Implantar políticas de compra que beneficien a la empresa.
· Desarrollar óptimos procedimientos y controles.
· Mantener un costo de operación económico en el departamento de compras
· Vigilar que el personal del área cumpla en forma eficiente los procedimientos establecidos.
1.1.5 PROCEDIMIENTO, FLUJO-GRAMA DE COMPRAS
El funcionamiento de compras debe estar dirigido por normas organizativas y funcionales precisas que hagan que las operaciones previstas siempre se realicen del mismo modo.
Un procedimiento es la sucesión de pasos consecutivos para realizar una actividad. Tenemos los pasos comunes que se desarrollan en torno al departamento de compras:
Es el pedimento que se le realiza al proveedor sobre cierta necesidad de satisfacer cierta demanda de compra.
Ø Cotización. Es el establecimiento de la cantidad a pagar, forma y plazo de pago por la adquisición del bien o servicio en cuestión. Se abre paso a negociaciones entre el oferente y el demandante.
Al hablar de cotización, se está hablando de la valorización de que los proveedores le dan a su artículo que ofrecen, representada en dinero.
Ø Pedidos u órdenes de compras. Es el documento físico, en el cual se estipula la cantidad y calidad requerida a entregar por parte del proveedor hacia el solicitante, indicando el tiempo y el lugar adecuado para ello.
Ø Expeditación. Un expeditador debe cerciorarse que el proveedor está perfectamente enterado de que hay un pedido a su favor y que se encuentra de acuerdo con todos los datos, cantidades, precios, fechas, etc., que aparecen en la orden de compra.
Ø Recibo de materiales. Deberá verificar que se esté realizando la entrega del proveedor precisamente lo que se encuentra estipulado en el pedido u orden de compra con la cantidad correcta.
Ø Control de calidad. Se revisarán todos los bienes entregados, así como la valoración del servicio ofrecido por el proveedor en su caso.
Ø Rechazos y/o devoluciones. Es el regreso físico de la mercancía que no cumple con las características impuestas por el área de control de calidad que van acompañadas siempre por un documento físico que describe las causas por la que se somete dicha acción.
Ø Pagos. El pago es la remuneración económica por obtener el bien y/o servicio del proveedor al comprador, ya sea en forma de dinero en efectivo
Ø Controles complementarios. Es la disposición de emplear una persona o una sección para que coordine las actividades inherentes de control a los proveedores.
1.1.6 CAPACIDAD DE COMPRA
En el ambiente competitivo, y ante la necesidad de obtener utilidades y satisfacer las metas financieras, aparecen los estilos, el poder y la capacidad de los negociadores, fruto de su formación, experiencia, principios y convicciones o también de las exigencias de su propia organización y del medio; que originan las condiciones acordadas o a veces impuestas por el poder del más fuerte.
· Reducir el nivel de inventario
· Combinar lotes pequeños en compra de lotes grandes
· Mantener registro de los productos
1.1.7 NEGOCIACION INTELIGENTE
Una buena aproximación a la negociación inteligente está contenida en el Método Harvard, en el cual el negociador debe reconocer que:
A) La negociación se hace con personas con quienes se tiene una relación de interdependencia.
B) La negociación es un proceso en el que se trata de influir en el oponente.
C) Queremos que el oponente tome una decisión especifica que nos conviene.
D) Debemos analizar las situaciones que ayudan a que la otra parte tome la decisión favorable a nuestros intereses, así como las que la obstaculizan.
E) Debemos tener en mente la ganancia mutua y el largo plazo.
1.1.8 PERFIL DEL PERSONAL DE COMPRAS
La importancia del comprador como generales de utilidades, la imagen que se forma el consumidor por los precios, calidad y variedad en el surtido; el aumento o disminución de gastos por manejo de inventarios; el mercado cambiante y el trato permanente con proveedores, son algunas de las razones por las cuales una organización debe contratar personal de compras.
Este recurso humano debe reunir características de personalidad, educación y liderazgo acordes con sus responsabilidades. Vale la pena citar la siguiente frase de Peter Drucker. “Los ejecutivos que no se esfuerzan por tomar decisiones acertadas en materia de personal, estarán jugando no solo con el desempeño de la empresa, sino con el respeto de la misma”.
Teniendo claro cómo mantener y optimizar la capacidad de negociación para alcanzar la visión de cada compañía, es factible desarrollar procesos internos apropiados para satisfacer a las partes, y generar una buena imagen ante los clientes y accionistas; con el fin de lograr el éxito financiero desde la perspectiva de un sistema y una estrategia de compras y aprovisionamientos óptima.
1.1.9 CICLO DE COMPRAS
Este consiste en una serie de actividades o etapas que se encadenan e inician con una demanda interna, denominada. “requisición” de compra.
A) Emisión de una requisición de compra. Esta es la etapa en la que se comunica la necesidad al departamento de abastecimiento. Esto puede hacerlo cualquier departamento de la empresa o exclusivamente el departamento de control de los inventarios. Esta última práctica es la más común en la mayoría de las empresas.
B) Análisis de la requisición. El secretario del departamento de abastecimiento dirige la requisición al comprador responsable de esta categoría de bienes y servicios, el cual debe a su vez revisar ciertos puntos antes de proceder a la investigación y elección de un proveedor, o simplemente a la emisión de un pedido.
C) Investigación y elección de un proveedor. Esta etapa existe en las siguientes situaciones:
· Compras nuevas,
· Compras importantes desde el punto de vista económico o técnico,
· Insuficiencia del proveedor actual,
· Evolución del mercado (disminución de los precios, aparición de un nuevo producto, de un nuevo proveedor, etc.).
La investigación y elección de un proveedor comprenden las tres siguientes actividades:
· Elaboración de una lista de proveedores aceptables.
· Elaboración de cotizaciones o concurso de ofertas,
· Evaluación de las ofertas y elección de un proveedor.
D) Emisión de una solicitud de pedido. Una vez que se ha hecho la elección, se expide al proveedor una solicitud de pedido. la cual constituye el contrato escrito entre la empresa compradora y el proveedor.
E) Seguimiento del pedido. La responsabilidad del abastecimiento no termina con la expedición de una solicitud de pedido, sino se extiende hasta la utilización del material en las líneas de producción. Entre estas dos etapas, es necesario que el responsable de la compra siga el pedido de cerca y proceda a hacer recordatorios y solicitudes de información al proveedor, a fin de asegurarse de que el contenido del pedido sea entregado en la fecha prevista.
F) Recepción e inspección de la mercancía. En el momento de la recepción, la inspección se hace generalmente en dos etapas, que pueden denominarse inspección general e inspección técnica. La inspección general es realizada por un comisionado del departamento de recepción, el cual verifica el estado general de la mercancía. Posteriormente dicha mercancía se guardará en la zona de control, en espera de la inspección técnica por parte de los especialistas de la empresa.
G) Verificación y pago de la factura. Si el informe de inspección es favorable para la aceptación de la mercancía, éste se envía al departamento de contabilidad para la autorización del pago.
Después de la verificación simultánea de la solicitud de compra, el informe de inspección y la factura, el departamento de contabilidad emite un cheque.
1.2 PROVEEDORES
Un proveedor puede ser una persona o una empresa que abastece a otras empresas con existencias (artículos), los cuales serán transformados para venderlos posteriormente o directamente se compran para su venta.
Estas existencias adquiridas están dirigidas directamente a la actividad o negocio principal de la empresa que compra esos elementos.
Por ejemplo, una empresa de carpintería necesita un proveedor de madera para poder desarrollar su actividad principal que es la creación de sillas de madera. Es una cuenta de pasivo y se encuentra en la parte derecha del balance de situación.
1.2.1 ¿QUIÉN ES MI PROVEEDOR?
Todo negocio requiere de diversos elementos para poder operar. Los proveedores de una empresa son todos aquellos que le proporcionan a ésta los recursos materiales, humanos y financieros necesarios para su operación diaria.
Los recursos materiales pueden ser: materias primas, equipos, herramientas, refacciones, luz, agua, gas, etc.; los recursos humanos se refieren a los empleados y trabajadores que ofrecen sus servicios al negocio a cambio de una remuneración o salario; el recurso financiero es el dinero que requiere la empresa para poder operar.
Algunas empresas venden directamente al consumidor final; otras son sólo un eslabón más en la cadena de distribución. Cuando el negocio es uno de los intermediarios dentro de esta cadena adquiere una doble función: es cliente de un eslabón (proveedor o fabricante) anterior y, a su vez, proveedor del negocio inmediato siguiente. Cualquier cambio en la situación del proveedor afectará al negocio y por tanto, los clientes o consumidores finales (si es que está al final de la cadena) o sus distribuidores (si es un intermediario), también se verán afectados.
1.2.2 ¿QUIÉNES PODRÍAN SER MIS PROVEEDORES?
En el tema de competidores se analizaron algunas de las causas o fuerzas externas que pueden originar el surgimiento de nuevos competidores, o bien, la salida del mercado de antiguos competidores.
En el caso de los proveedores la situación es exactamente la misma: los cambios en el entorno que rodea al negocio pueden ocasionar la salida de los antiguos proveedores o la entrada de los nuevos.
Dichos cambios pueden surgir debido a nuevos gustos, preferencias, costumbres o necesidades del consumidor; a nuevas leyes, políticas del gobierno, presiones por parte de grupos sociales (como los ecologistas), entre otros.
1.2.3 ¿QUIÉNES SON LOS PROVEEDORES DE MIS COMPETIDORES Y QUÉ VENTAJAS Y DESVENTAJAS TIENEN, COMPARADOS CON MIS PROVEEDORES?
Conocer las características de los proveedores del competidor puede ayudarte a comprender, por ejemplo, por qué ellos pueden ofrecer a sus clientes productos y/o servicios que tu no puede ofrecer a los suyos.
Las ventajas de tu negocio frente a la competencia pueden originarse –e incluso, construirse- mediante la selección de proveedores adecuados. En ocasiones, la empresa se esmera en ofrecer un buen servicio, variedad y calidad en sus productos, atención especial, pero cuenta con proveedores inconstantes y poco serios, o bien, depende de unos cuantos proveedores sobre los cuales no tiene poder para negociar el precio o condiciones de venta de sus artículos o servicios. Esto puede llevar cualquier negocio a la quiebra.
En otros casos, las facilidades que proporcionan los proveedores con respecto, por ejemplo, a las condiciones, formas y plazos de pago, o en la periodicidad de surtido, son suficientes para generar una ventaja competitiva para el negocio.
Es necesario analizar los siguientes factores para poder evaluar la calidad de tus proveedores y compararlos con los de su competidor:
¿Qué tipo de servicios adicionales ofrecen?
¿Cuáles son sus tiempos de entrega?
¿Qué condiciones de pago y crédito ofrecen?
¿Cuál es su desempeño en cuanto a puntualidad, variedad y calidad de los productos o servicios que proporcionan?
1.2.4 DEFINICION PARA UN PROVEEDOR
1.2.4.1 ¿QUÉ ES CALIDAD TOTAL?
La calidad total es un concepto, una filosofía, una estrategia, un modelo de hacer negocios y está localizado hacia el cliente.
La calidad total no solo se refiere al producto o servicio en sí, sino que es la mejoría permanente del aspecto organizacional, gerencial; tomando una empresa como una máquina gigantesca, donde cada trabajador, desde el gerente, hasta el funcionario del más bajo nivel jerárquico está comprometido con los objetivos empresariales.
Para que la calidad total se logre a plenitud, es necesario que se rescaten los valores morales básicos de la sociedad y es aquí, donde el empresario juega un papel fundamental, empezando por la educación previa de sus trabajadores para conseguir una población laboral más predispuesta, con mejor capacidad de asimilar los problemas de calidad, con mejor criterio para sugerir cambios en provecho de la calidad, con mejor capacidad de análisis y observación del proceso de manufactura en caso de productos y poder enmendar errores.
El uso de la calidad total conlleva ventajas, pudiendo citar como ejemplos las siguientes:
Ø Potencialmente alcanzable si hay decisión del más alto nivel.
Ø Mejora la relación del recurso humano con la dirección.
Ø Reduce los costos aumentando la productividad.
La reingeniería junto con la calidad total puede llevar a la empresa a vincularse electrónicamente con sus clientes y así convertirse en una empresa ampliada. Una de las estructuras más interesantes que se están presentando hoy en día son la formación de redes, que es una forma de organizar a una empresa y que está demostrando su potencial con creces.
La calidad total es un sistema de gestión de calidad que abarca a todas las actividades y a todas las realizaciones de la empresa, poniendo especial énfasis en el cliente interno y en la mejora continua.
1.2.4.2 ORIGEN DE LA TÉCNICA DE LA CALIDAD TOTAL
Como nos tienen acostumbrados, los japoneses fueron los pioneros. La II Guerra Mundial dejó la economía nipona en una situación catastrófica, con unos productos poco competitivos que no tenían cabida en los mercados internacionales.
Los japoneses no tardaron en reaccionar: se lanzaron al mercado gracias a la adopción de los sistemas de calidad. Los resultados fueron que Japón registró un espectacular crecimiento.
La iniciativa nipona pronto se transmitió a otras zonas del planeta. Europa tardó algo más, pero también fueron los años 80 los del impulso definitivo.
En 1988 nace la European Foundation for Quality Managment (EFQM), organización que apuesta por los modelos de gestión de calidad total (GTC o TQM), estrategias encaminadas a optimizar los recursos, reducir costes y mejorar los resultados, con el objetivo de perfeccionar constantemente el proceso productivo.
La implantación de la calidad total es un proceso largo y complicado, supone cambiar la filosofía de la empresa y los modos de gestión de sus responsables; se debe elegir un problema concreto, y analizar el punto en donde esté fallando la empresa.
Los principios de gestión de la calidad total son sencillos de entender, pero complicados de asimilar:
El sistema parte de la búsqueda de la satisfacción del cliente, en todos sus aspectos.
Un primer paso es la búsqueda de la calidad de los productos/servicios.
Pero habrá que tener en claro que el producto/servicio ya no será el punto principal de calidad.
Los principios elementales son los siguientes:
De poco sirve imponer de forma autoritaria la mejora en cada puesto de trabajo.
La calidad la produce el último eslabón que termina el producto ó que está en contacto con el cliente pero nunca el director general.
El directivo tiene que estar convencido de la necesidad de la calidad.
La transformación de las empresas y la globalización de las economías, han ocasionado un sinnúmero de problemas y dificultades en los gobiernos de América Latina.
Explicar cómo analizar el hecho, de que la clave del éxito de la fuerza del año 2000, dentro de la organización es la Calidad Total en las empresas, para dar a conocer a la comunidad el porqué sé realiza esta transformación, es una acción complicada.
Para el análisis de la competitividad y la calidad total en las empresas; existen algunas preguntas obvias: ¿Cómo afectó a las empresas la incorporación del concepto de calidad total? ¿Cómo la calidad total impresionó en las empresas que intervienen en el proceso de Globalización?
Se ha definido al Mejoramiento del personal como una forma de lograr la calidad total, y como una conversión en el mecanismo viable y accesible al que las empresas de los países en vías de desarrollo cierren la brecha tecnológica que mantienen con respecto al mundo competitivo y desarrollado.
Para mejorar un proceso y llegar a la calidad total, y ser en consecuencia más competitivos, es necesario cambiar dicho proceso, para hacerlo más efectivo, eficiente y adaptable. Qué cambiar y cómo cambiar depende del enfoque específico del empresario y del proceso.
La clave del éxito es la Calidad Total de mantener sistemáticamente ventajas que le permitan alcanzar determinada posición en el entorno socioeconómico.
El término calidad total es muy utilizado en los medios empresariales, políticos y socioeconómicos en general. A ello se debe la ampliación del marco de referencia de nuestros agentes económicos que han pasado de una actitud auto protectora a un planteamiento más abierto, expansivo y proactivo.
La ventaja comparativa de una empresa estaría en su habilidad, recursos, conocimientos y atributos, etc., de los que dispone dicha empresa, los mismos de los que carecen sus competidores o que estos tienen en menor medida, que hace posible la obtención de unos rendimientos superiores a los de aquellos.
El uso de estos conceptos supone una continua orientación hacia el entorno y una actitud estratégica por parte de las empresas grandes como en las pequeñas, en las de reciente creación o en las maduras y en general en cualquier clase de organización. Por otra parte, el concepto de éxito nos hace pensar en la idea "excelencia", o sea, con características de eficiencia y eficacia de la organización.
Ecuador está sufriendo ya hace algunos años los cambios de la calidad total; pero aún existen algunas empresas en nuestro país que no mostraban estas nuevas formas de hacer empresa y poco a poco están haciendo los cambios y otras ya fueron absorbidas por otras para no tener que cerrar sus puertas, la calidad de los productos, la red de distribución, las relaciones con la comunidad, el desempeño de los trabajadores, son puntos primordiales en la lucha para desarrollar empresas en estos tiempos.
1.2.4.3 IMPORTANCIA DE LA CALIDAD TOTAL
La calidad total en la organización de una empresa, debe ser el nervio y motor de la misma; si de verdad la empresa desea alcanzar el éxito debe cimentarse en estas dos palabras.
El mensaje de la calidad total debe ser comunicado a tres audiencias que son complementarias entre sí:
Ø Los Trabajadores.
Ø Los Proveedores; y,
Ø Los Clientes.
Los fundamentos de la calidad total son los siguientes:
Ø El objetivo básico: la competitividad.
Ø El trabajo bien hecho.
Ø La Mejora continuada con la colaboración de todos: responsabilidad y compromiso individual por la calidad.
Ø El trabajo en equipo es fundamental para la mejora permanente.
Ø Comunicación, información, participación y reconocimiento.
Ø Prevención del error y eliminación temprana del defecto.
Ø Fijación de objetivos de mejora.
Ø Seguimiento de resultados.
Ø Indicadores de gestión.
Ø Satisfacer las necesidades del cliente: calidad, precio, plazo.
Ø Los obstáculos que impiden el avance de la calidad pueden ser:
Ø El hecho de que la dirección no defina lo que entiende por calidad.
Ø No se trata de hacer bien las cosas, sino de que el cliente opine igual y esté satisfecho.
Ø Todos creen en su concepto, pocos en su importancia y son menos los que la practican.
un tema interesante para aquellas personas que llevan una carrera administraiva,contable,etc...aprender!!! para llevar acabo un buen manejo de inventarios...
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